نحوه نوشتن ایمیل های تجاری: 11 مرحله و 24 نکته

مقدمه

نوشتن ایمیل های تجاری موثر یک مهارت حیاتی برای حرفه ای ها در عصر دیجیتال امروزی است. چه با مشتریان، همکاران، یا سایر ذینفعان ارتباط برقرار کنید، روشی که ایمیل‌هایتان را می‌سازید می‌تواند تاثیری را که به جا می‌گذارید ایجاد کند یا از بین ببرد. در این راهنما، 11 مرحله و 24 نکته برای نوشتن ایمیل های تجاری که نتیجه می گیرند را پوشش می دهیم.

مرحله 1: هدف خود را مشخص کنید

قبل از شروع نوشتن ایمیل خود، باید هدف خود را مشخص کنید. با ایمیل خود می خواهید به چه چیزی برسید؟ آیا به دنبال اطلاعات، ارائه به‌روزرسانی، یا درخواست اقدام هستید؟ روشن بودن هدفتان به شما کمک می کند متمرکز بمانید و مطمئن شوید که ایمیل شما موثر است.

مرحله 2: مخاطبان خود را بشناسید

درک مخاطبان برای نوشتن ایمیل های تجاری موثر ضروری است. پیشینه، ترجیحات و سبک ارتباطی گیرنده را در نظر بگیرید. این به شما کمک می کند تا زبان، لحن و محتوای خود را متناسب با نیازها و انتظارات آنها تنظیم کنید.

مرحله 3: از یک خط موضوعی واضح و مختصر استفاده کنید

موضوع شما باید واضح، مختصر و مرتبط با محتوای ایمیل شما باشد. از استفاده از خطوط موضوعی هرزنامه یا گمراه کننده که ممکن است گیرنده را وادار به حذف ایمیل شما بدون باز کردن آن کند، خودداری کنید.

مرحله 4: از یک آدرس ایمیل حرفه ای استفاده کنید

آدرس ایمیل شما باید حرفه ای باشد و به راحتی قابل یادآوری باشد. از استفاده از آدرس های ایمیل غیرحرفه ای یا سخت به خاطر سپردن که ممکن است به اعتبار شما آسیب بزند، خودداری کنید.

مرحله 5: از خوشامدگویی مناسب و ثبت نام استفاده کنید

ایمیل خود را با یک تبریک مناسب شروع کنید، مانند «عزیز [نام گیرنده]» یا «سلام [نام گیرنده]». ایمیل خود را با یک امضای حرفه ای، مانند “با احترام” یا “با احترام” پایان دهید.

مرحله 6: واضح و مختصر باشید

ایمیل خود را مختصر و دقیق نگه دارید. از استفاده از اصطلاحات تخصصی یا زبان بیش از حد فنی که ممکن است گیرنده را گیج کند خودداری کنید. از پاراگراف های کوتاه و نقاط گلوله استفاده کنید تا ایمیل خود را خوانا و درک کنید.

مرحله 7: از قالب بندی مناسب استفاده کنید

از قالب بندی مناسب برای خواندن و درک ایمیل خود استفاده کنید. از عناوین، نقاط گلوله و فضای سفید برای شکستن بلوک های طولانی متن استفاده کنید.

مرحله 8: شامل یک فراخوان پاک برای اقدام

ایمیل شما باید شامل یک فراخوان برای اقدام (CTA) باشد که به گیرنده می‌گوید می‌خواهید چه کاری انجام دهد. از زبان عمل گرا استفاده کنید و CTA خود را خاص و قابل اندازه گیری کنید.

مرحله 9: تصحیح و ویرایش

قبل از ارسال ایمیل، آن را به دقت تصحیح و ویرایش کنید. اشتباهات املایی، گرامری و نقطه گذاری را بررسی کنید. مطمئن شوید ایمیل شما حرفه ای و عاری از خطا باشد.

مرحله 10: از لحن حرفه ای استفاده کنید

ایمیل شما باید با لحنی حرفه ای و محترمانه نوشته شود. از استفاده از زبان عامیانه، جوک یا زبان بیش از حد معمولی که ممکن است غیرحرفه ای تلقی شود خودداری کنید.

مرحله 11: یک خط موضوع پاک کنید

ایمیل شما باید دارای یک موضوع واضح باشد که محتوای ایمیل شما را خلاصه کند. این به گیرنده کمک می کند تا به سرعت هدف ایمیل شما را بفهمد و تصمیم بگیرد که چگونه پاسخ دهد.

نکاتی برای نوشتن ایمیل های تجاری موثر

در اینجا 24 نکته برای نوشتن ایمیل های تجاری موثر آورده شده است:

از یک موضوع واضح و مختصر استفاده کنید.
قبل از شروع نوشتن هدف خود را مشخص کنید.
مخاطبان خود را بشناسید و زبان و لحن خود را بر اساس نیازهای آنها تنظیم کنید.
از یک آدرس ایمیل حرفه ای و خوشامدگویی و امضای مناسب استفاده کنید.
در نوشتار خود واضح و مختصر باشید.
از قالب بندی مناسب برای خواندن و درک ایمیل خود استفاده کنید.
یک فراخوان برای اقدام واضح را شامل شود.
ایمیل خود را با دقت تصحیح و ویرایش کنید.
از لحن حرفه ای استفاده کنید و از استفاده از لحن عامیانه یا جوک خودداری کنید.
از زبان عمل گرا استفاده کنید و CTA خود را خاص و قابل اندازه گیری کنید.
یک موضوع واضح که محتوای ایمیل شما را خلاصه می کند قرار دهید.
از نقاط گلوله برای شکستن بلوک های طولانی متن استفاده کنید.
از سرفصل‌ها برای سازماندهی ایمیل خود و آسان کردن خواندن آن استفاده کنید.
از استفاده از زبان بیش از حد فنی که ممکن است گیرنده را سردرگم کند اجتناب کنید.
از لحن مکالمه ای که محترمانه و مؤدبانه است استفاده کنید.
از استفاده از زبان یا لحن منفی که ممکن است به عنوان تقابل تلقی شود اجتناب کنید.
از صدای فعال به جای صدای غیرفعال استفاده کنید تا نوشتن خود را جذاب تر کنید.
از مثال‌ها و داده‌های خاص برای پشتیبانی از نکات خود استفاده کنید.
از استفاده از اصطلاحات تخصصی یا اصطلاحات خاص صنعت که ممکن است برای گیرنده ناآشنا باشد خودداری کنید.
از یک Consi استفاده کنیدقلم استنت و اندازه فونت در سراسر ایمیل شما.
از حروف بزرگ و علائم نگارشی مناسب استفاده کنید.
از استفاده از پاراگراف های بیش از حد طولانی که ممکن است خواندن آنها دشوار باشد خودداری کنید.
از یک لحن و سبک ثابت در سراسر ایمیل خود استفاده کنید.
ایمیل خود را با یک فراخوان برای اقدام واضح و یک امضای حرفه ای پایان دهید.

منابع و مراجع دارای اعتبار بالا

در اینجا سه عنوان مرجع معتبر وجود دارد که از محتوای این راهنما پشتیبانی می کند:

«عناصر سبک» نوشته ویلیام استرانک جونیور و ای.بی. سفید
«راهنمای سبک شیکاگو» توسط انتشارات دانشگاه شیکاگو
«هنر نوشتن ایمیل‌های مؤثر» اثر جودیت ام. گلیک اسمیت و شرلی تاچر

نتیجه گیری

نوشتن ایمیل های تجاری موثر یک مهارت حیاتی برای حرفه ای ها در عصر دیجیتال امروزی است. با پیروی از 11 مرحله و 24 نکته ذکر شده در این راهنما، می توانید مهارت های ایمیل نویسی خود را بهبود بخشید و به نتایج بهتری در ارتباطات تجاری خود برسید. به یاد داشته باشید که هدف خود را مشخص کنید، مخاطبان خود را بشناسید و از قالب بندی و زبان مناسب برای شفاف، مختصر و حرفه ای کردن ایمیل های خود استفاده کنید.

موضوعات: بدون موضوع لینک ثابت

فرم در حال بارگذاری ...

فید نظر برای این مطلب